Порядок видачі дублікатів документів, посвідчених або виданих нотаріусами, врегульовано нормами статей 8, 34, 35, 53 Закону України «Про нотаріат», глави 22 розділу II Порядку вчинення нотаріальних дій нотаріусами України.
При видачі дубліката повинні дотримуватися такі умови:
– дублікат може бути виданий лише у разі втрати чи зіпсування нотаріально посвідченого документа;
– дублікат видається виключно фізичним та юридичним особам, за дорученням яких або щодо яких вчинялися нотаріальні дії, а не будь-якій особі, яка звернулася до нотаріуса.
Дублікати документів, посвідчених або виданих нотаріусом, можуть бути видані за письмовою заявою спадкоємців осіб, за дорученням яких або щодо яких вчинялася нотаріальна дія, а також виконавця заповіту та на запит нотаріуса, яким заведено спадкову справу. У такому разі нотаріусу, крім свідоцтва про смерть таких осіб, подаються документи, що підтверджують родинні відносини (свідоцтво виконавця заповіту).
Дублікат документа повинен містити весь текст посвідченого або виданого документа, оригінал якого вважається таким, що втратив чинність.
На дублікаті документа робиться відмітка про те, що він має силу оригіналу, і вчиняється посвідчувальний напис. Крім того, про видачу дубліката нотаріус робить відмітку на примірнику документа, який зберігається у справах державної нотаріальної контори чи приватного нотаріуса.
Дублікат документа видається нотаріусом за місцем його зберігання або в державному нотаріальному архіві.
Нотаріус при видачі дубліката втраченої довіреності перевіряє дійсність цієї довіреності за даними Єдиного реєстру довіреностей.
Дублікати втрачених заповітів та довіреностей підлягають обов’язковій реєстрації у Спадковому реєстрі, Єдиному реєстрі довіреностей.
В умовах воєнного або надзвичайного стану за відсутності доступу до Спадкового реєстру та Єдиного реєстру довіреностей як нотаріальне посвідчення заповіту, внесення змін до нього та його скасування, так і нотаріальне посвідчення довіреностей, припинення їх дії здійснюється без використання цих реєстрів з подальшим внесенням до них відповідних відомостей протягом 5 робочих днів з дня відновлення такого доступу.
